Fizyoterapistler İçin Seans Planlaması ve Hasta Takibi Nasıl Yapılır?

Programı İlk Görüşmede Planlayın

Tedavi programı fizyoterapistin değerlendirmesine ve varsa hekimin önerisine göre belirlenir. Program netleştiğinde, hastanın seanslarını o gün planlamak en sağlıklı yöntemdir: hangi günler, hangi saatler, toplam kaç seans.

Hastaya her seferinde “bir dahaki ne zaman?” diye sormak yerine haftalık düzeni baştan konuşmak, hem hastanın kendi işini ayarlamasını kolaylaştırır hem de takviminizin öngörülebilir olmasını sağlar.

Kalan Seans Sayısını Görünür Tutun

Paket olarak satılan seanslarda en sık yaşanan karışıklık, kaç seansın kullanıldığı konusundadır. Hasta “daha üç seansım vardı” der, kayıtlarda iki görünür. Her seans sonrası kullanılan seansı düşmek ve kalan sayıyı hastayla paylaşmak bu tartışmayı önler.

1Tıkla’da paket ve seans takibi isteğe bağlı bir özelliktir; Ayarlar > Ek Özellikler’den açıldığında müşterinin kaç seansı kaldığı görülür. Özellik kapalıyken sistemde hiçbir şeyi değiştirmez.

Kaçırılan Seansları Hemen Yeniden Planlayın

Kaçırılan bir seans, programın aksaması demektir. Hasta gelmediğinde aynı gün kısa bir mesajla durumu sormak ve yeni bir saat önermek, seansın tamamen kaybolmasını önler.

Hatırlatma mesajı kaçırılan seans sayısını azaltmanın en kolay yoludur. Randevudan kısa süre önce gönderilen bir hatırlatma, unutkanlığa bağlı kaçırmaları önler. 1Tıkla’da otomatik WhatsApp hatırlatmasının randevudan kaç dakika önce gideceği ayarlardan seçilir; bu özellik Full Pro paketinde yer alır.

Seans iptal kuralınızı da baştan söyleyin: kaç saat önceden haber verilmesi gerektiğini ve geç iptal edilen seansın paketten düşülüp düşülmeyeceğini hastaya yazılı olarak iletin.

Hasta Kaydında Neler Olmalı?

Temel iletişim bilgileri, tedavi programı, seans tarihleri ve her seansta yapılanlara dair kısa notlar hasta takibinin omurgasıdır. Klinik değerlendirme ve tedavi notları ise sağlık verisi olduğu için daha sıkı korunmalıdır.

Randevu sistemi ile klinik kayıt sistemini ayırmak birçok klinik için mantıklıdır: randevu tarafında sadece randevuyu yönetmek için gereken bilgi, klinik kayıtta ise tedaviyle ilgili ayrıntılar tutulur. Böylece resepsiyondaki ekran veya hatırlatma mesajı gereğinden fazla sağlık bilgisi göstermez.

Birden Fazla Fizyoterapist veya Oda Varsa

Kliniklerde iki tür kısıt vardır: fizyoterapistin kendisi ve kullanılan oda veya cihaz. Her fizyoterapistin ayrı takvimi olması çakışmayı önler; hasta isterse kendi fizyoterapistini seçerek randevu alır.

1Tıkla’da her personelin ayrı takvimi, çalışma saatleri ve haftalık izin günleri tanımlanır; aynı personele aynı saatte ikinci randevu alınamaz. Oda veya kabinle çalışan işletmeler personel yerine eşzamanlı kapasiteye göre de randevu alabilir.

Programın Sonunu Takip Edin

Paketi biten hasta çoğu zaman kontrole veya devam seansına dönmeyi unutur. Son seansta bir sonraki adımı konuşmak (kontrol randevusu, ev egzersizleri, gerekirse yeni program) hem tedavinin sürekliliği hem de hastanın kliniğe güveni için önemlidir.

Geçmiş randevu kayıtları, hangi hastanın en son ne zaman geldiğini görmenizi sağlar; uzun süredir gelmeyen hastalara nazik bir kontrol hatırlatması göndermek için bu bilgi yeterlidir.

Adım Adım Seans Takip Düzeni

1. İlk değerlendirmeden sonra toplam seans sayısını ve haftalık düzeni hastayla netleştirin. 2. Paket seans satıyorsanız paketi sistemde tanımlayın. 3. İlk birkaç seansın randevusunu o gün oluşturun. 4. Her seans sonunda kalan seans sayısını hastaya söyleyin ve bir sonraki randevuyu teyit edin.

5. Gelmeyen hastaya aynı gün kısa bir mesajla ulaşın. 6. Programın son seansında kontrol veya devam planını konuşun. 7. Ayda bir kez programı yarıda bırakan hastaları gözden geçirin.

Sık Yapılan Hatalar

Seansları tek tek, her seferinde son anda planlamak: Hasta istediği saati bulamaz ve program aksar. Kalan seans sayısını sadece akılda tutmak: Paket bitiminde tartışma çıkar. Hatırlatma mesajına tanı veya tedavi ayrıntısı yazmak: Mahremiyet açısından gereksiz bir risk.

Kaçırılan seansı takip etmemek: Bir kez kaçıran hastanın programı bırakma ihtimali artar. Oda ve cihaz kullanımını takvime yansıtmamak: Fizyoterapist boş olsa bile oda doluysa seans yapılamaz.

Varsayımsal Örnek: Paket Bitimini Kaçırmamak

Bu örnek gerçek bir kliniğe ait değildir. Tek fizyoterapistli bir klinik, paket seans takibini açıyor ve her hastanın paketini sisteme giriyor. Her seans sonunda kalan seans hastaya söyleniyor ve bir sonraki randevu o an oluşturuluyor.

Paketinin son iki seansına gelen hastayla devam planı konuşuluyor. Program bittikten sonra kontrol randevusu gereken hastalar not ediliyor ve uygun zamanda kısa bir mesajla kontrol randevusu hatırlatılıyor. Böylece hiçbir hasta “paketim bitti mi” sorusunu sormak zorunda kalmıyor.

Hastayla İletişimi Sade Tutun

Seanslı tedavide hastanın en çok ihtiyaç duyduğu bilgi basittir: bir sonraki seans ne zaman, kaç seans kaldı, gelemezsem ne yapmalıyım. Bu üç sorunun cevabını her seans sonunda kısaca vermek, telefonla gelen soruları ve karışıklıkları belirgin şekilde azaltır.

Randevu değişikliği isteyen hastayı link üzerinden kendi saatini seçmeye yönlendirmek, resepsiyonun yükünü hafifletir. Müşteri randevusunu işletmenin belirlediği süreye kadar kendisi iptal edebildiği için boşalan saat de başka bir hastaya açılır.