Randevu İptal Politikası Nasıl Yazılır? Salon ve Klinikler İçin Örnekler
Son dakika iptalleri ve haber vermeden gelmeyen müşteriler, randevuyla çalışan her işletmenin ortak sorunudur. Yazılı ve açık bir iptal politikası, müşteriye kuralları baştan anlatır ve tartışmaları önler.
İyi Bir İptal Politikasının Özellikleri
Kısa ve anlaşılır olmalı: Müşteri iki cümlede ne yapması gerektiğini anlamalı. Adil olmalı: Gerçek bir acil durum yaşayan müşteriye esneklik tanıyabilmelisiniz. Görünür olmalı: Randevu alırken, onay mesajında ve salonda yazılı olmalı.
En önemlisi uygulanabilir olmalı. Uygulamayacağınız bir kural koymak, politikanın ciddiyetini zedeler.
Ne Kadar Önceden İptal İstenmeli?
Bu süre, boşalan saati başka birine verebilme ihtimalinize göre belirlenmelidir. Kısa hizmetlerde (tıraş, fön) birkaç saat önceden haber yeterli olabilir; uzun hizmetlerde (boya, lazer, uzun bakım) veya terapi seanslarında bir gün önceden haber istemek yaygındır.
1Tıkla’da müşterinin randevusunu kendisinin iptal edebileceği en geç süreyi ayarlardan belirleyebilirsiniz; bu süreden sonra iptal için işletmeyle iletişime geçmesi gerekir.
Örnek: Berber ve Kuaför
“Randevunuza gelemeyecekseniz lütfen en az 2 saat önce haber verin; böylece saati bekleyen başka bir müşterimize açabiliriz. Haber vermeden üst üste iki randevuya gelmeyen müşterilerimizden yeni randevu için önce telefonla onay almalarını rica ediyoruz.”
Örnek: Güzellik Salonu (Paket ve Uzun Seanslar)
“Seans iptal veya değişikliklerini en az 24 saat önce bildirmenizi rica ederiz. 24 saatten kısa sürede iptal edilen veya haber verilmeden gelinmeyen paket seansları kullanılmış sayılabilir. Acil durumlarda lütfen bizi arayın, birlikte çözüm bulalım.”
Paket seanslarıyla ilgili kuralınızı paketi satarken müşteriye yazılı olarak bildirmeniz önemlidir.
Örnek: Psikolog ve Diyetisyen
“Seansınızı en az 24 saat önce iptal edebilir veya erteleyebilirsiniz. Daha kısa sürede yapılan iptallerde seans ücretinin bir kısmı veya tamamı talep edilebilir. Hastalık ve acil durumlar için lütfen bizimle iletişime geçin.”
Ücret talep edecekseniz bunu ilk görüşmeden önce açıkça yazılı olarak paylaşın.
Politikayı Hatırlatmalarla Destekleyin
Müşterilerin çoğu randevuyu kasıtlı olarak değil, unuttuğu için kaçırır. Randevudan önce gönderilen kısa bir hatırlatma mesajı, politikayı uygulamak zorunda kaldığınız durumların sayısını azaltır.
Hatırlatma mesajına iptal kuralını kısaca eklemek de işe yarar: “Gelemeyecekseniz lütfen 2 saat öncesine kadar haber verin.”
Kurallara Esneklik Payı Bırakın
Yıllardır gelen sadık bir müşterinin bir kez randevuyu kaçırması ile her hafta randevu alıp gelmeyen biri aynı değildir. Politikanız kural koymalı ama ilişkiyi bozmamalıdır.
Randevu geçmişini görebilmek, kime esneklik tanıyıp kime kural uygulayacağınıza karar vermenizi kolaylaştırır.
Bu konuda size yardımcı olabilir
WhatsApp Randevu Bildirimi